Как избежать потери файлов в Dropbox и других облачных сервисах

Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud Drive и другие службы синхронизации файлов удобны, но они также синхронизируют удаления и изменения. Возможно восстановление удаленных файлов или отмена изменений, однако это не должно быть единственным методом резервирования.

Большинство облачных хранилищ предоставляет возможность восстановления удаленных файлов через интернет, и многие позволяют отменять изменения файлов с возвратом их старых версий. Но в облаках старые файлы хранятся недолго.

В сервисах наподобие Dropbox оригинал файла хранится на серверах сервиса. При каждом изменении или удалении файлов программа синхронизирует изменения с сервером, и эти же изменения синхронизируются на других компьютерах. Если вы бизнесмен, то IT аутсорсинг позволяет не думать о таких вещах, как хранение и защита информации, ремонт компьютера и т.д., этим будут заниматься профессионалы.

Отсюда следует, что при нечаянном удалении файла он будет немедленно удален со всех ваших других компьютеров. В случае изменения файла он меняется на всех остальных компьютерах. Если компьютер подцепит вредоносную программу, которая испортит файлы, испорченные версии файлов синхронизируются с другими компьютерами. Если программа синхронизации из-за сбоя случайно удалит какие-то файлы, они будут удалены и с прочих компьютеров.

Копии файлов на удаленных серверах относятся к удаленным резервным копиям, защищающим файлы в случае повреждения или кражи всей аппаратуры. Однако изменения вершатся мгновенно, а старые файлы хранятся недолго.

Существуют методы восстановления удаленных файлов и возврата к старым копиям файлов, но их возможности ограничены.

Когда вы удаляете файлы из облака, они отправляются в мусорную корзину (на Windows и Mac). Это хорошо — если клиент, синхронизирующий файлы, решит удалить часть из них, они останутся на вашем компьютере в доступном для восстановления виде.

Но вы можете случайно очистить корзину. В таком случае придется восстанавливать файлы с сайта облака.

Dropbox хранит удаленные файлы только 30 дней, поэтому необходимо будет заметить удаление файла вовремя и восстановить его до истечения срока хранения. Элитные абоненты с “Расширенной историей версий” могут восстановить файл в течение срока до 1 года.

Другие сервисы боле щедрые. Google Drive вообще не удаляет автоматически из корзины удаленные файлы. OneDrive удаляет файлы через год, но автоматически начинает удалять самые старые файлы через 3 дня после заполнения корзины.

Apple iCloud Drive вовсе не допускает возврат удаленного файлы из корзины. Можете рассчитывать только на локальные резервные копии.

Кроме того, облачные сервисы хранят предыдущие версии файлов. Если вы – или компьютерная программа – измените эти файлы, то сможете вернуться к более старой версии файлов. Это можно проделать и на сайте сервиса— кликните правой кнопкой мыши по файлу и выберите соответствующую опцию, чтобы просмотреть перечень старых версий файлов, которые можно использовать.

Как и в случае с мусорной корзиной, беда в том, что службы не хранят старые версии файлов вечно, поскольку они занимают лишнее место.

Dropbox хранит снимки предыдущих версий файлов в течение 30 дней. Платная возможность “Расширенная история версий” обеспечит более длительный срок хранения старых версий файлов. Google Drive также хранит прежние версии файлов 30 дней.

Microsoft OneDrive предоставляет данную услугу только для документов Office, а в Apple iCloud Drive она отсутствует вообще. В обоих случаях нужны локальные резервные копии.

Единственное действенное решение, позволяющее постоянно иметь резервные копии важных файлов, которые вы можете нечаянно удалить или изменить, даже если ваше излюбленное облачное хранилище не предлагает этого,— создавать локальные резервные копии.

Не требуется ничего особенного. Подключайте внешний диск раз в неделю и запускайте инструмент резервного копирования операционной системы. В Windows 7 это Windows Backup. В Windows 8, 8.1 и 10 это File History(история файлов) — если пользуетесь им, удостоверьтесь, что он резервирует папку облачного хранилища. На Mac это Time Machine(машина времени). При условии, что содержимое облака синхронизируется с компьютером, инструмент резервного копирования снимет копию с тех файлов и сохранит их на резервном диске.

Возможно, вам вообще не придется касаться вышеназванных резервных копий, если облачное хранилище работает безупречно, но дополнительная резервная копия пригодится в крайнем случае. Если вы храните в облаке важные файлы, обязательно создавайте локальные резервные копии.